Auf welche Eigenschaften kommt es bei der Analyse von Dokumenten an?
Wenn Dokumente analysiert werden, dann kann es dabei auf ganz verschiedene Eigenschaften dieser Dokumente ankommen. Eine wichtige Eigenschaft ist dabei natürlich der Inhalt, den die Dokumente haben.
Dieser ist immer dann wichtig, wenn nach bestimmten Informationen oder Daten gesucht wird, die sich in den Dokumenten finden. Außerdem gibt es aber auch noch andere Eigenschaften an Dokumenten, die sogenannten statischen Eigenschaften, die immer dann wichtig sind, wenn man generell wissen möchte, welche Dokumente vorhanden sind und was diese auszeichnet. Dies zu wissen kann zum Beispiel wichtig sein, wenn man wissen möchte ob es sinnvoll ist ein Dokumentenmanagement System einzuführen oder nicht.
Hier ist zum Beispiel das Format der einzelnen Dokumente wichtig, also ob das Dokument in A4, A5 als doc. Datei oder als txt. Datei hinterlegt wurde. Außerdem ist auch die Darlegungsform an sich wichtig, also die Frage, ob die Dokumente elektronisch hinterlegt wurden und gespeichert sind, oder auf Papier gedruckt sind. Wichtig ist natürlich auch der Ersteller der Dokumente oder der Zeitpunkt, zu dem das Dokument erstellt wurde, denn all das sind Eigenschaften, die auf der Suche nach bestimmten Inhalten oder Informationen eine Hilfe sein können.
Wichtig ist dabei natürlich, dass die Dokumente entweder schon vor der Analyse sortiert wurden oder dies während der Analyse geschieht, denn nur so findet man die gesuchten Dokumente nach der Erhebung der Details auch sofort wieder und kann mit ihnen arbeiten, was natürlich auch ein sehr wichtiger Punkt ist.